Συχνές ερωτήσεις

1. Τι είναι Ηλεκτρονική Τιμολόγηση?

Είναι η αυτοματοποιημένη, εύκολη και γρήγορη ηλεκτρονική αποστολή ή και παραλαβή τιμολογίων, χωρίς την ανάγκη φυσικής εκτύπωσης.

2. Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι νόμιμη?

Ναι, υπάρχει νομοθεσία από το 2006.

3. Είναι δύσκολο να εφαρμοστεί η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση?

Όχι, η εφαρμογή της είναι απλή, εύκολη και με ελάχιστο χρόνο υλοποίησης.

4. Υπάρχουν εταιρείες που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση?

Ναι, ανεξαρτήτως μεγέθους, χώρα προέλευσης, κλάδου δραστηριότητας. Πάνω από 7.000 εταιρίες έμμεσα ή έμμεσα χρησιμοποιούν υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

5. Μπορεί να εφαρμοστεί στο εξωτερικό;

Ναι, μπορείτε να στέλνετε ηλεκτρονικά τιμολόγια σε εταιρίες εκτός Ελλάδας, αλλά και να λαμβάνετε αντίστοιχα από συνεργάτες σας στο εξωτερικό.

6. Είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποστολή ενός PDF μέσω email;

Θα μπορούσε δυνητικά να θεωρηθεί ηλεκτρονική τιμολόγηση, αλλά δεν εξασφαλίζει την εγγυημένη αποστολή, την επιβεβαίωση παράδοσης και την ασφάλεια της όλης διαδικασίας. Επιπλέον, είναι εξαιρετικά δύσχρηστη η εφαρμογή της σε μεγάλους όγκους τιμολογίων ή/και σε περιπτώσεις πληθώρας παραληπτών.

7. Χρειάζεται να κάνω προσαρμογές στα εσωτερικά μου συστήματα για να μπορέσω να κάνω ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Όχι, η υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης και η λύση ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παραστατικών είναι ανεξάρτητες από την υπάρχουσα υποδομή της επιχείρησης σας (π.χ. ERP, λογιστικό πρόγραμμα, φορολογικές μηχανές, κλπ) και δεν επηρεάζει τις εσωτερικές σας διαδικασίες.

8. Ποια η διαφορά ενός παραστατικού σε μορφή EDI από το PDF μαζί με τα φορολογικά στοιχεία (α, β);

Το PDF μαζί με τα α, β ουσιαστικά αντικαθιστά το φυσικό έντυπο, ενώ αποτελεί ξεκάθαρα το νόμιμο φορολογικό στοιχείο. Το EDI αφορά πληροφορίες τιμολογίων σε διάφορες μορφές αρχείων (συχνά όχι εύκολα αναγνώσιμες), καθώς εξυπηρετεί καθαρά την αυτόματη καταχώρηση σε εμπορολογιστικά συστήματα. Το ιδανικό για τις επιχειρήσεις είναι ο συνδυασμός και των δυο, δηλαδή η ηλεκτρονική παραλαβή άυλων τιμολογίων και η αυτοματοποιημένη καταχώρηση των πληροφοριών τους.

9. Λαμβάνω ήδη άυλη ηλεκτρονικά τιμολόγια από προμηθευτές μου. Μπορώ να τα εισάγω αυτόματα στο σύστημά μου;

Βεβαίως και μπορείτε, μέσω EDI. Ιδιαίτερα σε μεγάλους όγκους παραστατικών, το όφελος από την εξάλειψη λαθών και τη μείωση κόστους χειρονακτικής καταχώρησης είναι μεγάλο. Παράλληλα, ο συνδυασμός άυλης ηλεκτρονικής τιμολόγησης και EDI δίνει επιπλέον οφέλη, π.χ. αυτοματοποιημένους ελέγχους μεταξύ EDI πληροφορίας και άυλου τιμολογίου, κ.ά.

10. Παραλαμβάνω ήδη ηλεκτρονικά τιμολόγια με διάφορους τρόπους (e-mail, υπηρεσία, κλπ.). Μπορούν αυτά να αρχειοθετηθούν αυτόματα σε ένα κοινό σύστημα;

Με οποιονδήποτε τρόπο και να γίνεται η παραλαβή των ηλεκτρονικών τιμολογίων, μπορούν να αρχειοθετούνται αυτόματα και να διαχειρίζονται κεντρικά στο ίδιο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης.

11. Υπάρχει Ηλεκτρονική Τιμολόγηση χωρίς τα φορολογικά στοιχεία (α, β);

Βάσει της νέας νομοθεσίας η ηλεκτρονική τιμολόγηση με τη χρήση των PDF, α, β είναι ένας από τους ενδεδειγμένους τρόπους διασφάλισης της αναγνωσιμότητας, της αυθεντικότητας της προέλευσης και της ακεραιότητας του περιεχομένου του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Αν και τα τελευταία χρόνια αποτελεί τον μοναδικό τρόπο διασφάλισης της διαδικασίας της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ωστόσο μια ολοκληρωμένη υπηρεσία οφείλει να υποστηρίζει οποιονδήποτε σύννομο τρόπο επιλέγει μια επιχείρηση.

12. Παρέχεται ασφάλεια στη διακίνηση των τιμολογίων μου μέσω υπηρεσίας;

Η ολοκληρωμένη υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρει τη μέγιστη ασφάλεια στη διακίνηση των τιμολογίων, με πρωτόκολλα επικοινωνίας ίδια με αυτά του e-banking.

13. Επιθυμώ να ξεκινήσω την ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων προς τους πελάτες μου. Τι χρειάζεται απ’ τη μεριά τους;

Πέραν από την συγκατάθεση τους (προφορική, γραπτή ή και σιωπηρή), το μοναδικό που χρειάζονται οι πελάτες σας για να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι απλά ένας υπολογιστής και μια σύνδεση στο Internet.

14. Μπορώ να εφαρμόσω την ηλεκτρονική τιμολόγηση αρχικά σε ένα μέρος του πελατολογίου μου και σταδιακά να εντάξω και τους υπόλοιπους;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια διαδικασία με χαρακτήρα σταδιακής εφαρμογής, η οποία μπορεί να εφαρμοστεί βάσει των επιχειρηματικών κανόνων που έχει ορίσει η επιχείρηση σας. Συνεπώς μπορείτε αρχικά να στέλνετε ηλεκτρονικά τα τιμολόγια σας μόνο σε επιλεγμένους πελάτες και ασφαλώς να εντάξετε κι άλλους στο μέλλον.

15. Αποτελεί η διαβίβαση στοιχείων των τιμολογίων στην Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (ΓΓΠΣ) ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Λόγω του ότι δεν έχει ακόμα οριστεί επίσημα ο τρόπος λήψης της πληροφορίας αλλά ούτε και το ακριβές περιεχόμενό της, είναι προς το παρόν επισφαλές να θεωρηθεί ότι ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η απλή διαβίβαση ορισμένων πληροφοριών σε έναν δημόσιο φορέα.

16. Σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο νομικό περιβάλλον, υπάρχει συμβατότητα της υπηρεσίας ηλεκτρονικής τιμολόγησης με τι όποιες αλλαγές;

Η υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι πλήρως συμβατή με την τρέχουσα ελληνική αλλά και ευρωπαϊκή νομοθεσία και εναρμονίζεται κάθε φορά που προκύπτουν νέες αλλαγές στο τρέχον νομικό πλαίσιο.

17. Κάνω Factoring με τις τράπεζες, στις οποίες στέλνω εκεί τα τιμολόγια μου. Μπορώ να εφαρμόσω σε αυτή την περίπτωση ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να εφαρμοστεί και σε αυτήν την περίπτωση, αποστέλλοντας τα αντίστοιχα ηλεκτρονικά τιμολόγια και στις τράπεζες.

18. Εκδίδω κυρίως Δελτία Αποστολής τα οποία αναγκαστικά πρέπει να τα τυπώνω. Τι όφελος θα έχω με την ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια διαδικασία της οποίας το όφελος είναι άμεσα αντιληπτό. Συνεπώς, ακόμα και αν τα αξιακά σας παραστατικά είναι λιγότερα από τα δελτία που εκδίδετε, η επιχείρηση σας θα εξοικονομήσει σημαντικά το κόστος που συνοδεύει την έκδοση και αποστολή αυτού των τιμολογίων. Σε συνδυασμό δε, με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση παραστατικών, όπου η εκτύπωση των αντιγράφων καταργείται για όλους τους τύπους παραστατικών, εξασφαλίζετε ακόμα σημαντικότερη μείωση κόστους.